Rechnungen schreiben, im selben System.
Angebot, Rechnung, Gutschrift und Storno dort, wo auch die Eingangsrechnungen liegen. Lückenlos nummeriert, nach GoBD festgeschrieben und im selben DATEV-Export wie der Rest. Gehört zu 2DMS und ist inklusive, sobald Sie Belege gebucht haben.
Eine Rechnung aus Word erfüllt die GoBD nicht.
Eine Word- oder Excel-Datei im Ordner lässt sich nachträglich ändern, ohne dass man es sieht. Damit fehlt die Unveränderbarkeit, die § 146 Absatz 4 der Abgabenordnung verlangt, und eine lückenlose Nummernfolge ist nicht zu belegen. Aus Word kommt außerdem keine E-Rechnung heraus.
„Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten." GoBD, Randziffer 110, BMF-Schreiben vom 28.11.2019
Festgeschrieben, sobald sie raus ist.
Die Rechnung entsteht im System, bekommt die nächste Nummer und wird festgeschrieben: Was danach geändert wird, läuft über Gutschrift oder Storno und bleibt im Protokoll sichtbar. Genau das verlangen die GoBD, und genau das kann ein Ordner auf dem Server nicht leisten.
Hinaus geht sie als PDF auf Ihrem Briefpapier oder als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Zahlungen stehen am Beleg, Erlöskonten setzt das System selbst, auch bei § 13b, EU-Lieferung und Ausfuhr.
Verboten ist Word nicht. Die GoBD erwähnen Rechnungen aus der Textverarbeitung sogar ausdrücklich. Nur muss das fertige Dokument danach unveränderbar abgelegt und das Verfahren beschrieben werden, siehe Verfahrensdokumentation. Wer das ohnehin einrichtet, kann die Rechnung gleich dort schreiben, wo sie am Ende liegt.
Was drin ist.
Gedacht für Betriebe, die regelmäßig Rechnungen stellen, aber kein Warenwirtschaftssystem brauchen. Für mehrere Firmen in einem Mandanten gilt es gemeinsam.
- Lückenlose Nummern. Rechnung, Gutschrift und Storno, festgeschrieben nach GoBD.
- E-Rechnung ab Werk. ZUGFeRD und XRechnung, amtlich geprüft, siehe E-Rechnung.
- Abschläge. Als Betrag oder Prozent, die Schlussrechnung zieht sie ab.
- Teilzahlungen. Mehrere Zahlungen je Rechnung, Status offen, teilweise oder bezahlt.
- Artikel und Warengruppen. Import aus einer Musterdatei statt Abtippen.
- Erlöskonten automatisch. Auch § 13b, EU-Lieferung und Ausfuhr.
- Ein Export. Ausgangsrechnungen laufen in denselben DATEV-Stapel wie die Eingangsrechnungen.
Was es kostet.
Inklusive, sobald Sie das Modul Belege gebucht haben, für alle Firmen Ihres Mandanten. Einzeln gebucht 14,90 € je Mandant im Monat.
Einzeln gebucht ohne Begrenzung bei Firmen und Rechnungen, dazu kommt die Plattformgebühr von 10 € je Mandant. Mit Belegen zählen gestellte Rechnungen ins Belegkontingent. Alle Preise netto.
Das Auftragswesen gehört zu 2DMS. Wer zusätzlich Stunden abrechnet, kombiniert es mit der Zeiterfassung.
Ihre nächste Rechnung, sauber nummeriert.
Wir zeigen Ihnen den Weg von der Position bis zum DATEV-Export an einem Beispiel aus Ihrem Betrieb.