Die Frist läuft, und zwar schon dieses Jahr.
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per Mail, sondern ein strukturierter Datensatz, den Software direkt auslesen kann. Empfangen können muss sie jedes Unternehmen bereits. Beim Ausstellen wird es jetzt konkret.
Wann es wen trifft.
Empfangen
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen entgegennehmen können. Technisch genügt dafür ein E-Mail-Postfach.
Ausstellen ab 800.000 €
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist der Umsatz aus 2026, also aus dem laufenden Jahr.
Ausstellen für alle
Die Übergangsregelung endet. Die E-Rechnung wird für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen zum Normalfall, unabhängig von der Größe.
Betroffen sind inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden und Umsätze über die Grenze bleiben außen vor. Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche Beratung; ob und ab wann Sie betroffen sind, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.
Ein PDF ist keine E-Rechnung.
Die häufigste Fehlannahme: Wer Rechnungen als PDF verschickt, sei schon fertig. Ein eingescanntes Blatt oder ein am Rechner erzeugtes PDF zählt ausdrücklich nicht, weil keine auslesbaren Daten darin stecken. Wer das erst im Dezember merkt, stellt unter Zeitdruck um.
Zwei Formate, eine Norm.
XRechnung ist eine reine Datendatei, für Menschen kaum lesbar, für Software ideal. ZUGFeRD ist ein gewohntes PDF, in dem die Daten unsichtbar mitreisen: Sie sehen die Rechnung wie immer, die Software liest den Datensatz. Beide erfüllen dieselbe europäische Norm EN 16931.
Aus einer Pflicht wird weniger Arbeit.
Der Nutzen liegt nicht im Erfüllen der Vorschrift, sondern in dem, was danach wegfällt. Richtig eingerichtet findet eine Rechnung ihren Weg vom Posteingang bis in die Buchhaltung, ohne dass jemand sie ausdruckt, abheftet oder abtippt.
- Kein Abtippen mehr. Belegnummer, Datum und Betrag werden übernommen, statt von Hand erfasst zu werden.
- Weniger Rückfragen. Die Steuerkanzlei bekommt saubere Daten statt Sammelordner.
- Nichts geht unter. Jede Rechnung hat einen Status, von der Prüfung bis zur Zahlung.
- Prüfungssicher abgelegt. Aufbewahrungsfristen laufen automatisch mit.
Vom Posteingang bis zur Zahlung.
Mit 2DMS
Unser Dokumentenmanagement erkennt eingehende E-Rechnungen automatisch. Beim Upload einer ZUGFeRD-Datei oder einer XRechnung werden Belegnummer, Datum und Betrag übernommen. Danach laufen Kontierung nach SKR03 oder SKR04, Freigabe und die Übergabe an DATEV.
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Wer Belege digital verarbeitet und Papier vernichtet, braucht dafür eine Verfahrensdokumentation nach GoBD. Die erstellen wir passend zu Ihren Abläufen, damit die Umstellung auch in einer Prüfung standhält.
Verfahrensdokumentation →Sind Sie ab 2027 dran?
Sagen Sie uns kurz, wie Rechnungen bei Ihnen heute hereinkommen. Wir sagen Ihnen ehrlich, was fehlt und was sich lohnt.